Durée légale de conservation des documents administratifs
Le cabinet Bernard Timmerman vous présente son travail de recensement des durées légales de conservation de vos documents administratifs. Ces durées correspondent aux délais de prescription applicables, c’est-à-dire le laps de temps à l’issue duquel un droit est acquis ou, au contraire, perdu.
| TYPE | DUREE LEGALE | CONSEIL DU CABINET |
| Actes de propriété notariés et sous seing privé | ||
| Contrat de mariage / PACS | A vie | |
| Déclarations de succession / Testaments | A vie | |
| Donations / Partages | Pendant la vie du donateur | A vie |
| Reconnaissance de dette | 5 ans à compter de l’expiration de la dette | |
| Extrait Kbis / N° RCS | Durée de l’entreprise + 10 ans | |
| Statuts et états constitutifs de société | 5 ans à compter de la dissolution de la personne morale | A vie |
| Registres de titres / Ordre de mouvement de titres | 5 ans à compter de la dissolution de la personne morale | A vie |
| Rapport du gérant ou du Conseil d’administration | 3 derniers exercices | |
| Rapports des Commissaire aux Comptes | 3 derniers exercices |
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| Registre des procès verbaux d’assemblée générale et de conseil d’administration | 5 ans à compter de la dissolution de la personne morale | A vie |
| Logement | ||
| Titre de propriété | Pendant la détention du bien | A vie |
| Contrat de bail | 5 ans après le départ | A vie |
| Courrier de révision du loyer | Durée de la location + 1 an | Ce délai s’applique aux logements loués à titre de résidence principale |
| Règlement de copropriété | Pendant la détention du bien | |
| Décomptes de charges de copropriété / Procès verbaux des assemblées générales / Correspondance avec le syndic | 10 ans | |
| Etat des lieux / quittance de loyer / reçu de caution / pour les logements vides ou meublés | Durée de la location + 3 ans | Jusqu’à la restitution du dépôt de garantie |
| Inventaire du mobilier pour les locations en meublé | Durée de la location + 3 ans | Jusqu’à la restitution du dépôt de garantie
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| Contrat d’entretien de la chaudière | Durée d’occupation du logement + 2 ans | |
| Certificat de ramonage | Durée d’occupation du logement + 1 an | |
| Famille | ||
| Actes d’état civil | A vie | |
| Contrat de mariage | A vie | En cas de perte, adressez-vous au notaire qui a rédigé l’acte et qui détient l’original pour en obtenir une copie |
| Livret de famille | A vie | La mairie peut vous en délivrer une copie |
| Filiation | A vie | La mairie peut vous en délivrer une copie |
| Diplôme | A vie | |
| Jugement de divorce / Jugement d’adoption | A vie | En cas de perte, adressez-vous au Tribunal pour en obtenir une copie |
| Succession (acte de décès / certificat de propriété) | 5 ans à compter du paiement de tous les héritiers | |
| Abonnements divers | ||
| Factures de gaz et d’électricité | 2 ans | 5 ans pour agir en cas de trop versé |
| Factures d’eau | 4 ans | |
| Factures de téléphone | 1 an | |
| Assurances | ||
| Contrat d’assurance habitation / véhicule / scolaire | Durée du contrat + 2 ans | |
| Contrat d’assurance vie | 10 ans | A vie |
| Contrats d’assurance professionnels | Durée du contrat + 10 ans | |
| Dossiers de sinistre | 10 ans après l’indemnisation | |
| Courrier de résiliation | Date du document + 2 ans | |
| Travail | ||
| Bulletins de salaire/ Contrat de travail / Certificat de travail | Jusqu’à la liquidation de la retraite | |
| Indemnités journalières perçues | Jusqu’à la liquidation de la retraite | |
| Lettre de licenciement | Jusqu’à la liquidation de la retraite | |
| Relevés de points de carrière | Jusqu’à la liquidation de la retraite | |
| Banque | ||
| Contrat de prêt à la consommation | 2 ans à compter de la dernière échéance | |
| Contrat de prêt immobilier | 5 ans à compter de la dernière échéance | |
| Contrat de prêt professionnel | 6 ans | |
| Relevés de compte | 5 ans | A vie |
| Talons de chèque | 5 ans | |
| Contrat de produits d’épargne | 5 ans après clôture | |
| Impôts et comptabilité | ||
| Avis d’imposition locaux / habitation / foncier | 2 ans | A vie |
| Avis d’imposition sur le revenu / Déclarations / Justificatifs | 4 ans | 10 ans |
| Déclaration CFE/CVAE | 4 ans | 10 ans |
| Déclarations de TVA | 4 ans | 10 ans |
| Déclaration IS | 4 ans | 10 ans |
| Liasse fiscale | 4 ans | 10 ans |
| Déclaration des droits d’enregistrement | 4 ans | 6 ans |
| Déclaration d’ISF et justificatifs | 4 ans | 6 ans |
| Comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) | 10 ans | |
| Livres et registres comptables | 10 ans | |
| Factures, bons de commande, de livraison et de réception | 10 ans | |
| Gestion du personnel | ||
| Contrats de travail et DUE | 30 ans à compter du départ du salarié | |
| Bulletins de paie | 5 ans | |
| Horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation | 1 an | 5 ans |
| Jours de travail des salariés sous convention de forfait | 3 ans | 5 ans |
| Soldes de tout compte | 5 ans | |
| Formalités de procédure de licenciement et de transaction | 30 ans à compter du départ du salarié | |
| Déclarations de charges sociales | 3 ans | |
| Registre du personnel | 5 ans à compter du départ du dernier salarié | |
Le Cabinet TIMMERMAN est à votre disposition pour tous renseignements complémentaires.